المقدمات والمستحقات Prepaid & Accrued
يتطلب إعداد الحسابات الختامية لتحديد نتيجة أعمال الوحدة خلال فترة زمنية محددة ضرورة حصر جميع المصروفات التي تخص الفترة ومقابلتها مع الإيرادات التي تخص هذه الفترة ويتم ذلك طبقاَ لأساس الاستحقاق في المحاسبة الذي يعني تحميل الفترة المحاسبية بما يخصها من مصروفات وما يخصها من إيرادات ، كما ينتج عن تطبيق مبدأ الدورية ومبدأ الاستحقاق ضرورة ان يقوم المحاسب نهاية الفترة المحاسبية بجرد حسابات الايرادات وحسابات المصروفات للتأكد من أن الإيرادات والمصروفات خاصة بالفترة وقد يتضح من عملي الجرد تلك وجود إيرادات أو مصروفات مقدمة و مستحقة وعلى المحاسب في هذه الحالة معالجة هذه المقدمات والمستحقات .
1- المصروفات المقدمة والمستحقة :
عند جرد حسابات المصروفات الظاهرة في ميزان المراجعة وبدفتر الأستاذ مع المستندات المؤيدة لها ، يتضح وجود مصروفات مقدمة أو مصروفات مستحقة وذلك على النحو التالي :
أ - المصروفات المدفوعة مقدماً :
تمثل المصروفات المدفوعة مقدماً تلك المصروفات المدفوعة خلال الفترة الحالية ولكنها تخص فترة زمنية مستقبلية ولما كانت عملية المقابلة تتطلب تحمل الفترة الجارية فقط بالمصروفات التي تخصها ، أما المصروفات التي تخص فترات أخرى لاحقة فيجب استنزالها من مصروفات الفترة وترحيلها للفترة المتعلقة بها وعلى هذا الأساس فإن الفترة تحمل فقط بقيمة ما يخص الفترة من المصروف بينما الجزء المقدم من المصروف يظهر في الميزانية في جانب الأصول كحق من حقوق المنشأة .
ومن أمثلة المصروفات التي تدفع مقدماً الإيجارات وأقساط التأمين ومصروفات الإعلان ، فالإيجار مثلاً قد يسدد في منتصف السنة أو الفترة المحاسبية الحالية ولمدة عام كامل وهنا يتضح أن الإيجار المدفوع ينقسم إلى جزئين جزء يخص الفترة الجارية والجزء الأخر يخص الفترة القادمة وبالتالي تحمل حسابات الأرباح والخسائر للفترة الجارية بذلك الجزء من الإيجار الذي يخصها بينما يرحل الجزء المقدم إلى الفترة القادمة .
ولمعالجة المصروفات المقدمة في الدفاتر المحاسبية فإن العرف المحاسبي قد جرى على معالجتها بإحدى الطريقتين التاليتين :
الطريقة الأولى:
تعتمد هذه الطريقة على فتح حساب مستقل للمصروف المقدم ويظهر رصيده في الميزانية في جانب الأصول وعلى سبيل المثال اذا فرض أن مجموع الأجور المدفوعة في منشأة ما خلال الفترة الجارية هو 30000 وفي نهاية الفترة الجارية فإن رصيد حساب الأجور الظاهر بدفتر الأستاذ وفي ميزان المراجعة هو رصيد مدين قدره 30000 ويدل ذلك على مبلغ الأجور الذي دفعته المنشأة خلال الفترة الجارية وفي نهاية الفترة ومن أجل إعداد حساب الأرباح والخسائر يقوم المحاسب بجرد حساب الأجور مع المستندات المؤيدة له ، وذلك بهدف تحديد الأجور التي تخص الفترة الجارية والذي يحمل لحساب الأرباح والخسائر ، فإذا فرض واتضح من عملية جرد الأجور أن الأجور الشهرية تساوي 2000 فمعنى ذلك أن المبلغ الذي يخص الفترة ويحمل لحساب الأرباح الخسائر فقط 24000 وفي هذه الحالة يجري المحاسب قيداً محاسبياً يتحميل حساب الأرباح والخسائر بمبلغ 24000 وتحميل حساب الأجور المدفوعة مقدما بمبلغ 6000 بقيد محاسبي أخر ويظهر رصيد حساب الأجور المدفوعة مقدماَ في جانب الأصول بالميزانية .
وتتلخص المعالجة المحاسبية طبقاَ لهذه الطريقة في الأتي :
* ترحيل قيمة الأجور التي تخص الفترة الجارية إلى حساب الأرباح والخسائر .
* ترحيل الجزء الباقي من المصروف والذي يمثل الأجور المقدمة إلى حساب مستقبل هو حساب الأجور المدفوعة مقدماَ .
* في بداية الفترة القادمة يرحل رصيد حساب الأجور المقدمة إلى حساب الأجور الأصلي .
مثال : تقوم منشأة الحبابي بإعداد حساباتها الختامية في 31 /12 من كل عام وفي 30 /6/ 2008 قامت باستئجار مخازن لبضائعها وبإيجار شهري 100 ريال وتنص شروط عقد الايجار أن يدفع الإيجار سنوياً ومقدماَ وقامت المنشأة بسداد الإيجار عن سنة 1/7/2009
المطلوب :
1- تصوير حساب ايجار المخازن بدفتر استاذ المنشأة وترصيد الحساب في 31/12/2008 بعد إجراء التسويات الجردية اللازمة
2- قيود اليومية اللازمة لإجراء التسوية الجردية .
الحل :
تمهيد : * المبلغ المدفوع في 1/7/2008 هو 1200
* المبلغ الذي يخص الفترة الحالية هو 600 حيث الفترة المحاسبية تبدا في 1/1 وتنتهي في 31/12/2008 وبالتالي يرحل إلى حساب الأرباح والخسائر في نهاية الفترة ما يخص ستة اشهر وهي الفترة من 1/7 حتى 31/12/2008
*الايجار المدفوع مقدما ويخص 2009 هو 600
وعلى هذا الأساس فإن إثبات دفع الإيجار في 1/7 يظهر في اليومية العامة بالقيد التالي :
1200 من ح إيجار المخازن
1200 الى ح الصندوق أو البنك
دفع الأيجار عن عام كامل
وفي نهاية 31/12/2008 عند اعداد حساب الأرباح والخسائر تجري القيود التالية :
قيد تحميل حساب الأرباح والخسائر بما يخص الفترة :
600 من ح أ.خ
600 الى ح إيجار المخاون
ثم قيد لترحيل الإيجار المقدم إلى حساب إيجار المخازن المدفوع مقدماَ
600 من ح إيجار المخازن المدفوع مقدماَ
600 الى ح إيجار المخازن
ويترتب على ذلك أن حساب إيجار المخازن يقفل في نهاية السنة ويفتح حساب جديد لإيجار المخازن المدفوع مقدماً ويظهر رصيده المدين في الميزانية كأصل بالميزانية .
وفي بداية العام القادم يرحل رصيد حساب إيجار المخازن المدفوع مقدماً إلى حساب إيجار المخازن الأصلي وذلك بالقيد التالي :
600 من ح إيجار المخازن
600 إلى ح إيجار المخازن المدفوع مقدماً
الطريقة الثانية :
تعتمد هذه الطريقة على إجراء التسوية في نفس حساب المصروف الأصلي وذلك دون اللجوء إلى فتح حساب مستقل للمصروف المدفوع مقدماً وفي هذه الحالة يظهر المصروف المقدم كرصيد مدين في حساب المصروف الأصلي وبالتالي فإن هذه الطريقة تتطلب قيد محاسبي واحد يجري لترحيل قيمة المصروف الذي يخص الفترة إلى حساب الأرباح والخسائر ويكون ذلك عن طريق جعل حساب الأرباح والخسائر مديناً وحساب المصروف دائناً .
وفي المثال السابق فإن القيد اللازم لترحيل ما يخص الفترة إلى حساب الأرباح والخسائر يكون كالأتي وفي 31/12/2008
600 من ح أ.خ
600 الى ح إيجار المخازن
ويظهر الرصيد المدين 600 لحساب إيجار المخازن بالميزانية في جانب الأصول في 31/12/2008
ب- المصروفات المستحقة :
يقصد بالمصروفات المستحقة ذلك النوع من المصروفات التي تعتبر عبئاً على الفترة الجارية ولكن لم تدفع حتى نهاية الفترة وهي عكس المصروفات المدفوعة مقدماً ولغرض إعداد الأرباح والخسائر فإن الأمر يتطلب ضرورة حصر هذه الأنواع من المصروفات وتحميلها على حساب الأرباح والخسائر .
وتتم المعالجة المحاسبية للمصروفات المستحقة بإحدى الطريقتين الأتيتين :
الطريقة الأولى : وتعتمد هذه الطريقة كما هو الحال في معالجة المصروفات المقدمة والتي تتمثل في فتح حساب مستقل للمصروف المقدم وفي هذه الحالة يجري في نهاية الفترة المالية قيد محاسبي بدفتر اليومية لتحميل حساب الأرباح والخسائر بقيمة المصروف الذي يخص الفترة وبصرف النظر عما دفع قبلاً أو لم يدفع ثم يفتح حساب مستقل للمصروف المستحق ويجعل هذا الحساب دائناً بقيمة المصروف المستحق وحساب المصروف الأصلي مديناً بنفس القيمة ويظهر رصيد هذا الحساب بجانب الخصوم في الميزانية وفي بداية الفترة المالية التالية يقفل حساب المصروف المستحق في حساب المصروف الأصلي وذلك بجعل حساب المصروف المستحق مديناً وحساب المصروف الأصلي دائناً وبالتالي يقل حساب المصروف المستحق في بداية الفترة التالية فهو حساب مؤقت يفتح فقط لإظهار قيمة المصروف المستحق وإظهاره بالميزانية كالتزام على المنشأة .
مثال : بفرض ان منشأة طاهر تستأجر مباني إدارتها بمبلغ 12000 سنوياً وقامت المنشأة بدفع مبلغ 10000 خلال عام 2008
المطلوب :
1- تصوير حساب إيجار مباني الإدارة بدفتر استاذ المنشأة في 31/12/2008
2- قيود اليومية اللازمة لإجراء التسويات الجردية
الحل :
تمهيد: * لما كانت المنشأة تعالج مصروفاتها المستحقة عن طريق فتح حساب مستقل للمصروف فإن المعالجة كالتالي :
في 31/12 يجري القيد الأتي لتحميل حساب الأرباح والخسائر بما يخص سنة 2008 من إيجار مباني الإدارة
12000 من ح أ.خ
12000 الى ح إيجار مباني الإدارة
* يجري قيد لفتح حساب لإيجار مباني الإدارة مستحق كألأتي :
2000 من ح إيجار مباني الإدارة
2000 الى ح إيجار مباني الإدارة المستحق
ويلاحظ أن رصيد هذا الحساب يظهر بالميزانية كالتزام على المنشأة بالميزانية وفي بداية الفترة التالية يقفل حساب الإيجار المستحق في حساب الإيجار الإيجار الأصلي وذلك بالقيد التالي :
2000 من ح إيجار مباني الإدارة المستحق
2000 إلى ح إيجار مباني الإدارة
وبالتالي يقفل حساب الإيجار المستحق وهو حساب فتح مؤقتاً لإظهار قيمة المصروف المستحق وإظهاره بالميزانية .
الطريقة الثانية : تعتمد هذه الطريقة على معالجة المصروف المستحق في نفس حساب المصروف ودون اللجوء إلى فتح حساب مستقل للمصروف المستحق ويمثل الرصيد الدائن لحساب المصروف قيمة المصروف المستحق ويظهر بجانب الخصوم في الميزانية كالتزام على المنشأة .
وفي المثال السابق فإنه يجري قيد واحد لتحميل حساب الأرباح والخسائر بما يخص الفترة من إيجار مباني الإدارة ويكون قيد التحميل كالأتي :
12000 من ح أ.خ
12000 الى ح إيجار مباني الإدارة
ويلاحظ أن رصيد الحساب الدائن السابق يمثل الإيجار المستحق ويظهر بالميزانية في جانب الخصوم وفي بداية الفترة التالية يعاد فتح حساب إيجار مباني الإدارة .
2- الإيرادات المقدمة والمستحقة :
تتمثل إيرادات المشروع التجاري في نوعين رئيسيين من الإيرادات ويتمثل النوع الأول في الإيرادات التي تنتج من عمليات المشروع الرئيسية والمستمرة ، أما النوع الثاني فيتمثل في الإيرادات التي تنتج من عمليات المشروع العرضية أو الفرعية مع منشأت أخرى أو الظروف والأحداث الأخرى ومن أمثلة الإيرادات الرئيسية في المشروعات التجارية الإيرادات الناتجة من عمليات البيع ومن أمثلة النوع الثاني وهي الإيرادات العرضية مثلا الإيرادات التي تنتج من الخصم المكتسب والديون المعدومة المحصلة والأرباح الناتجة عن بيع أصول ثابتة أو الإيرادات من الاستثمارات أو التعويضات المقبولة .
والنوع الأول من الإيرادات ( المبيعات ) فإن هذا النوع من الإيرادات تسجل في الدفاتر المحاسبية في تاريخ البيع وترحل الى حساب المبيعات بدفتر الأستاذ سواء كانت مبيعات نقدية أو آجلة وفي نهاية الفترة المحاسبية يرحل رصيد حساب المبيعات إلى حساب المتاجرة سواء تم تحصيل قيمة المبيعات الآجلة أو لم تحصل فالمهم هنا هو عملية البيع وليس عملية التحصيل وبالتالي لا توجد مشكلة تسوية فكل المبيعات التي تمت خلال الفترة تخص الفترة .
أما بالنسبة للنوع الثاني من الإيرادات ( الإيرادات العرضية ) فإنها تسجل في الدفاتر المحاسبية عند تحصيلها فقط وفي نهاية الفترة المحاسبية يتم جرد حسابات هذه الإيرادات للتأكد من الإيرادات التي تخص الفترة المالية وهنا قد نجد إيرادات تخص الفترة ولكنها لم تحصل وبالتالي يجب ان يرحل إلى حساب الأرباح والخسائر ما يخص الفترة من هذه الإيرادات وان ما لم يحصل منها يعتبر إيرادات مستحقة ونفس الشي فإن جرد الإيرادات قد يبين أن هناك إيرادات محصلة ولكن يخص جزء منها الفترة الجارية وجزء آخر يخص الفترة القادمة وهذا يتطلب فصل الجزء الذي لا يخص الفترة ويعتبر في هذه الحالة إيراد مقدم ويرحل إلى حساب الأرباح والخسائر الإيرادات التي تخص الفترة فقط ، وعلى هذا الأساس فإن نتيجة عملية جرد الإيرادات ينتج عنه وجود إيرادات مقدمة أو إيرادات مستحقة .
أ- الإيرادات المقدمة :
يقصد بالإيرادات المحصلة مقدماً ذلك الجزء من الإيرادات التي تستلمه المنشأة في الفترة الجارية ولكنه يخص فترة مالية قادمة وأحياناً يطلق على الإيرادات المحصلة مقدما الإيرادات غير المكتسبة ويتطلب اعداد الحسابات الختامية ضرورة جرد أو فحص جملة مستندات الإيرادات واستبعاد ذلك الجزء من الإيرادات الذي لا يخص الفترة المعمول عنها الحسابات وترحيل هذا الجزء ( الإيرادات المقدمة ) إلى السنة التالية ، وهذا الجزء من الايرادات المقدمة يمثل خلال هذه الفترة الجارية التزام على المنشأة وبالتالي يظهر في الميزانية في جانب الخصوم .
ولمعالجة الإيرادات المقبوضة مقدماً في الدفاتر المحاسبية تتبع إحدى الطريقتين الأتيتين :
الطريقة الأولى : وتعتمد هذه الطريقة على فتح حساب مستقل للإيرادات المقدمة ، ويظهر رصيد هذا الحساب في جانب الخصوم من الميزانية كالتزام على المنشأة وفي بداية الفترة التالية يقفل رصيد هذا الحساب في رصيد الإيراد الأصلي .
وتتم هذه العملية عن طريق إجراء قيد يومية يرحل فيه الجزء من الإيراد الذي يخص الفترة إلى حساب الأرباح والخسائر بحيث يجعل فيه حساب الإيراد مديناً وحساب الأرباح والخسائر دائناً ويجري قيد آخر لفتح حساب الإيراد المقدم ويجري القيد بحيث يجعل حساب الإيراد مديناً وحساب الإيراد المقدم دائناً .
مثال : بلغت إيرادات منشأة من تأجير جزء من عقاراتها مبلغ 3000 وبفحص العقود والمستندات تبين أن المبالغ المحصلة تغطي الفترة من 1/1/2000 حتى 31/3/2001 والمطلوب :
1- قيود اليومية اللازمة لإعداد الحسابات الختامية في 31/12/2000
2- تصوير حساب إيجار العقار وحساب إيجار العقار المقدم في 31/12/2000
الحل :
تمهيد:
يتضح من المثال أن مبلغ الإيجار المحصل خلال عام 2000 والثابت بالدفاتر المحاسبية يخص الفترة من 1/1/2000 حتى 31/3/2001 أي يخص فترة قدرها خمسة عشر شهراً وبالتالي فإن الإيجار الشهري للعقار المؤجر هو 200
ما يخص عام 2000 = 200 * 12 = 2400
الإيراد المقدم والذي يخص عام 2001 هو 3000 - 2400 =600
القيود :
1-
2400 من ح إيجار العقار
2400 الى ح أ.خ
ترحيل إيجار عام 2000
2-
600 من ح إيجار العقار
600 الى ح إيجار العقار المقدم
ترحيل الجزء المقدم من الإيجار إلى حساب مستقل
3-
600 من ح إيجار العقار المقدم
600 الى ح إيجار العقار
ترحيل الإيجار المقدم إلى حسابه الأصلي
الطريقة الثانية : وتعتمد هذه الطريقة على معالجة الإيراد المقدم في نفس حساب الإيراد ويتم ذلك عن طريق إجراء قيد يومية يرحل فيه الجزء الذي يخص السنة من الإيراد إلى حساب الأرباح والخسائر ويبقى الجزء المقدم كرصيد في نفس الحساب ويظهر الرصيد الدائن للإيراد والذي يمثل الإيراد المقدم بالميزانية في جانب الخصوم .
وبتطبيق هذه الطريقة على المثال السابق فإن قيد اليومية المطلوب لترحيل إيجار العقار الذي يخص السنة إلى حساب الأرباح والخسائر يكون كالأتي في 31/12/2000
2400 من ح إيجار العقار
2400 إلى ح ا.خ
ويتضح من المثال السابق انه سواء اتبعت الطريقة الأولى أو الثانية في المعالجة المحاسبية فإن المبلغ الذي يرحل إلى ح أ.خ هو نفس المبلغ وهو الذي يخص السنة 2400 وأن المبلغ الذي يظهر بالميزانية كإيراد مقدم وكالتزام على المنشأة هو نفسه في الطريقتين 600
ب - الإيرادات المستحقة :
تتمثل الإيرادات المستحقة ذلك الجزء من الإيرادات التي يخص الفترة الجارية ولكنه لم يحصل بعد ومعنى ذلك أن الجرد الحسابي للإيرادات يبين أن الإيرادات المحصلة فعلاً خلال الفترة الجارية لا تمثل كل الإيرادات التي تخص الفترة .
ويتم معالجة الإيرادات المستحقة بإحدى طريقتين :
الطريقة الأولى : تعتمد هذه الطريقة على فتح حساب مستقل للإيرادات المستحقة ويجعل هذا الحساب مديناًبقيمة هذه الإيرادات وحساب الإيراد الأًصلي دائناً ويظهر الرصيد المدين لهذا الحساب كحق من حقوق المنشأة في جانب الأصول ويتم غجراء قيد محاسبي آخر بدفتر اليومية يجعل فيه حساب الإيراد الأًصلي مديناً بقيمة الإيرادات التي تخص السنة ويجعل حساب الأرباح والخسائر دائناً ويعمل هذا على ترحيل الإيراد الذي يخص الفترة إلى حساب الأرباح والخسائر .
مثال : بلغت القيمة الإيجارية لجزء من العقارات التي تخص منشأة الحبابي وحسب العقد الموقع بتاريخ 1/1/2000 مبلغ 60000 سنوياً وبفحص الدفعات المسددة من هذا العقد في 31/12/2000 تبين أنها تساوي فقط 50000
المطلوب :
1- قيود اليومية اللازمة لإجراء التسويات الجردية في 31/12/2000
2- تصوير حساب الإيجار بدفاتر الأستاذ وإظهار اثر التسويات الجردية على كل من ح أ.خ والميزانية في 31/12/2000
تمهيد للحل :
يتبين من المثال السابق أن الإيجار الذي يخص السنة 2000 هو 60000 وان ما حصل فعلاً من هذا الإيجار هو 50000 وبالتالي فإن الإيجار المستحق هو 10000 وتطبيقاً لمبدأ المقابلة على أساس الاستحقاق فإن حساب الأرباح والخسائر يجب أن يرحل إليه الإيراد الذي يخص السنة وبصرف النظر عن كونه قد حصل فعلاً أم لا ، وتتم المعالجة المحاسبية كالتالي :
1- إجراء قيد محاسبي لترحيل الإيجار الذي يخص السنة الى ح أ.خ في 31/12/2000
60000 من ح إيجار العقار
60000 الى ح أ.خ
2- فتح حساب مستقل للإيجار المستحق
10000 من ح إيجار العقار المستحق
10000 الى ح إيجار العقار
الطريقة الثانية : تعتمد هذه الطريقة على معالجة الإيراد المستحق في نفس حساب الإيراد الأًصلي وبالتالي فإنه بعد ترحيل الإيراد الذي يخص الفترة بقيد محاسبي إلى حساب الأرباح والخسائر فإن الرصيد المدين للحساب بعد ذلك يمثل الإيراد المستحق ويظهر هذا الرصيد في الميزانية كحق من حقوق المنشأة ويكون ضمن بنود جانب الأصول وعلى هذا الأساس فلا يكون هناك غير قيد محاسبي واحد يرحل فيه الإيراد الذي يخص الفترة إلى حساب الأرباح والخسائر وفي هذه الحالة يكون حساب الإيراد مديناً وحساب الأرباح والخسائر دائناً .
وتكون المعالجة المحاسبية طبقاً للمثال السابق كالأتي :
1- في 31/12/2000 يجري قيد باليومية لترحيل الإيراد الذي يخص الفترة إلى حساب الأرباح والخسائر كالأتي :
60000 من ح إيجار العقار
60000 الى ح أ.خ
وسواء اتبعت الطريقة الأولى أو الطريقة الثانية في معالجة الإيرادات المستحقة فإن ما يحمل لحساب الأرباح والخسائر هو نفس المبلغ الذي يخص السنة 60000 وأن ما يظهر بالميزانية في جانب الأصول هو نفس المبلغ 10000
خارج الموضوع تحويل الاكوادإخفاء الابتساماتإخفاء